¿Qué datos importantes debo tener en cuenta antes de contratar un software?La eficiencia, la reducción de errores, el aumento de la productividad, la custodia y acceso a la información, y la posibilidad de generar empleos a distancia, son algunas de los beneficios de implementar adecuadamente software a los procesos de cada organización.
Por lo anterior, es indispensable que cada empresa analice las necesidades particulares que posee y las ofertas del mercado, de manera que pueda tomar las decisiones más acertadas.
En el evento de detectar que existen software o aplicativos en el mercado que se ajusten a los procesos, su uso podrá ser contratado a través de un contrato de licencia de software. Mediante estos contratos, bajo la denominación de “licenciatario”, se pacta el derecho, por regla general, no exclusivo, a usar el software con la empresa que los oferta, quien suele denominarse “licenciante”. En estos, el licenciante mantiene los derechos patrimoniales del software, y usualmente se le prohíbe al licenciatario su reproducción o comercialización, dado que los derechos otorgados estarán limitados al uso.
De igual forma, se deberán acordar aspectos tales como la ubicación del software, ya sea directamente en los equipos de cómputo del licenciatario o a través de la nube, el número de usuarios que accederán al software en cada organización, el derecho a obtener las mejoras que el licenciante le realice al software, el porcentaje de funcionalidad que se garantiza del software, así como los tiempos relacionados con los mantenimientos correctivos que se puedan requerir.
Los contratos de licencia de software suelen ser comunes para solucionar aquellas necesidades homogéneas de las organizaciones, y dicha similitud puede traducirse en menores costos para su adquisición, y un acompañamiento permanente del licenciante para garantizar y solucionar cualquier error que impida el uso del programa.
Ahora, si por el contrario la empresa descubre que sus necesidades son tan particulares y especializadas que no existen software en el mercado que se ajusten a las mismas, y adicionalmente desea obtener los derechos patrimoniales de una solución tecnológica de suerte que pueda comercializarla y evitar su uso indebido, podrá pactar con un tercero experto un contrato de desarrollo de software.
Mediante el contrato de desarrollo de software el tercero experto denominado generalmente “desarrollador”, se obliga a crear y entregar al cliente o contratante, un software funcional según las características definidas, con la contraprestación de un precio, que podrá ser pagado en cuotas o instalamentos conforme se va entregando el programa.
En este tipo de contratos suelen pactarse reuniones periódicas para la validación de los avances, de forma que el software que va resultando responda a esas características especiales acordadas con el cliente, y se recomienda aclarar desde el inicio si se aceptarán inclusiones adicionales, su costo, definir la información que será considerada como confidencial, las actividades de mantenimiento propias de los software posteriores a la entrega a satisfacción, y si operará la cesión de los derechos patrimoniales. Su discusión evitará malestares y disputas entre las partes.
Por último, si bien la normatividad vigente no exige que el contrato sea celebrado por escrito para su existencia, siempre será recomendable que los acuerdos sean extendidos en documentos que no solo faciliten la actividad probatoria en caso de diferencias o controversias, sino que además traten de regular y plasmar la mayor cantidad de situaciones o imprevistos que puedan presentarse; ello podrá evitar que las diferencias transciendan a otros escenarios.
La recomendación de un contrato por escrito se hace todavía más forzosa si se trata de un contrato de desarrollo de software en el cual el cliente o contratante adquirirá los derechos patrimoniales del programa que le permitirán modificarlo, cederlo y comercializarlo, toda vez que el artículo 20 de la Ley 23 de 1982 modificado por la Ley 1450 de 2011, establece una presunción en este tipo de contratos al entender que los derechos patrimoniales se presumen transferidos a favor del cliente o contratante, siempre y cuando consten por escrito. Si el contrato se celebró verbalmente, no existirá presunción y el cliente o contratante deberá probar que efectivamente las partes pactaron la cesión de los derechos patrimoniales.
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